L’assemblea associativa in via telematica può essere espressamente regolamentata dallo statuto, ma è in ogni caso concessa fino al 31 marzo 2021 dal Decreto milleproroghe, come specifica un articolo di Cantiere Terzo settore, a cura di Arsea srl.
L’associazione potrà provvedere a comunicazioni dirette individualmente ai soci come la trasmissione della mail di convocazione, la trasmissione postale o il ricorso alla messaggistica.
Salva diversa indicazione statutaria, non è in ogni caso obbligatorio il ricorso alla raccomandata o alla circostanza che si utilizzi la posta elettronica certificata.
Nel verbale dell’organo amministrativo sarà inoltre necessario verificare i soci che devono essere convocati in assemblea. Nella convocazione si rende necessario specificare oltre alla data, l’ora e all’ordine del giorno, il luogo di convocazione fisico e le modalità di partecipazione.
Tra i vari strumenti ritenuti idonei, la videoconferenza è sicuramente il mezzo di comunicazione più accessibile e che facilita la comunicazione.
Nel caso di assemblea con l’utilizzo di mezzi di telecomunicazione si pone il problema di quali possano essere gli effetti sullo svolgimento e la validità dell’assemblea di eventuali difficoltà o interruzioni del collegamento telematico. Occorre distinguere il caso d’impossibilità di collegamento audio-video fin dall’inizio della riunione assembleare, dall’ipotesi in cui il collegamento venga meno nel corso dei lavori.
Nel primo caso, se l’impossibilità di collegamento audio-video è presente fin dall’inizio della riunione e appaia manifesta l’impossibilità di risolvere il malfunzionamento tecnico in tempi congrui, l’assemblea non può costituirsi ed è opportuno procedere alla sua riconvocazione per deliberare validamente sui punti all’ordine del giorno, a meno che non si tratti di assemblea di prima convocazione e nell’avviso sia indicato il giorno della seconda convocazione. In tal caso non sarà necessaria la riconvocazione e l’assemblea potrà avere luogo nella data di seconda convocazione.
Nell’ipotesi in cui il collegamento venga meno nel corso dei lavori assembleari, il presidente può sospendere la riunione e, nel caso in cui sia possibile rimediare all’interruzione del collegamento in tempi congrui, i lavori assembleari potranno proseguire dopo l’interruzione. Nel caso in cui, invece, l’interruzione causata da malfunzionamento dei mezzi di telecomunicazione si protragga e non sia possibile rimediare in tempi congrui al difetto di collegamento, è possibile sciogliere l’assemblea per impossibilità di funzionamento.
In alcuni casi si potrebbe ricorrere anche al voto per corrispondenza, mediante l’invio di una scheda di voto, predisposta in modo da garantire la riservatezza del voto fino allo scrutinio e contenente l’indicazione dell’associazione che l’ha predisposta.
Per ulteriori informazioni:
Cantiere Terzo Settore
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